Gestión para Dummies: Tipos de reuniones. Parte II.

Vamos a empezar clasificando las reuniones según las personas que asistan. Parece una obviedad, pero son reuniones muy diferentes.

Son las reuniones más valiosas, aunque a menudo las más olvidadas. Se trata de charlas individuales entre el responsable y cada trabajador. Su objetivo es ayudar a la persona a mejorar su rendimiento, resolver dudas y reforzar la confianza mutua. Sin embargo, nos cuestan mucho, porque se pueden tocar temas sensibles que nos duelan. Estas reuniones sirven para revisar objetivos personales, dar feedback, detectar problemas y motivar al trabajador. Lo ideal es hacerlas una vez al mes, o cada 15 días si hay cambios importantes.

·       Empieza con una charla informal breve y pregunta siempre como se encuentra

·       Revisa lo pendiente.

·       Da feedback

·       Fija nuevos objetivos (claros y medibles).

·       Habla de los problemas y busca soluciones conjuntas.

·       Ofrece apoyo.

·       Cierra con un resumen por escrito.

Cada persona, según el tiempo que lleve en la clínica e independientemente del puesto estará en una etapa distinta:

- Principiante: entusiasmo alto, poca experiencia. Requiere dirección y formación.

- Aprendiz: competencia baja, necesita motivación.

- Amateur: sabe, pero le falta confianza. Refuérzala.

- Profesional: alta competencia y compromiso. Dale autonomía. Deberemos adaptarnos al nivel que tiene cada persona, porque sus necesidades son distintas.

Estas son las reuniones “de grupo”, donde participa todo el personal. Son esenciales para compartir información, definir objetivos comunes y crear espíritu de equipo. Frecuencia: una vez al mes, idealmente al final, para planificar el siguiente. Yo suelo estructurarlas de la siguiente manera:

1.      Revisión de objetivos anteriores y reconocimiento de los objetivos logrados: Felicitación

2.      Nuevos objetivos: Económicos y de desarrollo laboral

3.      Problemas

4.      Novedades

Hazlas sin interrupciones y que no duren más de lo necesario. Una hora como máximo. Si no se consigue terminar en ese plazo, se fija otro día para terminarlo.

Son reuniones por sectores de la clínica, es decir, reunión solo con personal auxiliar, o con los veterinarios, reuniones solo con determinados equipos como puede ser todo el personal que trabaje en hospitalización.

Hacer reuniones específicas con un solo tipo de trabajador (por ejemplo, solo con recepcionistas, auxiliares o veterinarios) tiene muchas ventajas, especialmente en una clínica veterinaria donde cada rol cumple funciones muy distintas pero complementarias.

Cuando reunión se hace solo con un grupo de personal específico, toda la información se centra en sus tareas, retos y responsabilidades concretas.

No hay temas que “no les competen” o les resulten ajenos, por lo que:

·       El contenido es más útil y práctico.

·       Se gana tiempo y atención.

·       Se evitan debates que no afectan directamente a su trabajo

Estas reuniones permiten profundizar en los procedimientos del puesto, resolver dudas operativas y unificar criterios.

Ayudan a que esa parte del equipo trabaje igual ante las mismas situaciones. Conseguiremos protocolos más claros y consensuados y menos errores. Además, conseguiremos una visión diferente, lo cual es muy útil en las reuniones con los recepcionistas/auxiliares ya que este grupo de personas ve la clínica de una manera diferente a como la ven los veterinarios (y la mayoría de los dueños lo somos) y además tienen una relación muy directa con los clientes con lo que aportan una información utilísima de lo que está pasando realmente en la clínica.

En reuniones generales, muchos empleados se inhiben. En cambio, en un grupo más reducido y homogéneo, las personas se sienten más cómodas para hablar libremente, especialmente si comparten el mismo tipo de trabajo.

También podemos clasificar las reuniones por el objetivo de la reunión. Nuestro consejo seria no intentar mezclar diferentes tipos de reuniones en una única reunión. Sin embargo, las clínicas veterinarias suelen ser un hervidero de cuestiones diferentes y dado lo escaso del tiempo que solemos dedicar a las reuniones, es muy difícil no abordar temas diferentes.

- Reuniones informativas: para comunicar cambios y novedades. Normalmente será el líder el que haga este tipo de reuniones y exponga, pero también pueden ser novedades clínicas que explique un veterinario que ha asistido a un congreso.

- Reuniones de trabajo o resolución de problemas. Se buscarán soluciones a problemas concretos. Desde cómo mejorar los tiempos de espera, la agenda o la comunicación de malas noticias.

- Reuniones de ideas (brainstorming): para creatividad. Cuando queremos realizar algo nuevo y queremos escuchar ideas del equipo y que se sientan partícipes del cambio.

- Reuniones de seguimiento: revisar avances, rehacer metas y poner hitos.

- Reuniones de negociación: buscar acuerdos.

- Reuniones rápidas de coordinación: al inicio del día o entre turnos. Estas será reuniones cortas. Suelen ocurrir al principio del día para organizar el trabajo o en los cambios de turnos para trasladar la información necesaria para continuar con el trabajo.

Formar equipo es una de las cuestiones que enseñamos en Clinicas Veterinarias Wecan. Si quieres saber más contáctanos.