Gestión para Dummies: Reuniones de equipo. Parte I.

Uno de los mayores quebraderos de cabeza de cualquier gerente de Clínica es conseguir que en la clínica todo el mundo sepa que debe hacer, como hacerlo, cuáles son los objetivos que se buscan y que todo ello se mantenga en el tiempo. Para que todo el equipo de una clínica esté alineado en una sola dirección la principal herramienta que podemos usar son las reuniones de equipo.

Sin embargo, nos cuesta mucho hacer reuniones. Las excusas que nos ponemos son:

1.       No tenemos tiempo

2.       Mi equipo no quiere

3.       No sé cómo hacerlas

4.       Son una pérdida de tiempo

5.       Somos pocos y todo el mundo sabe que hacer

6.       No consigo reunir a todo el mundo a la misma hora

7.       Las hice y fueron un desastre

Cada una de estas excusas tiene una justificación real, pero necesitamos superar esas dificultades reales y dar sentido a algo que puede cambiar tu clínica de manera brutal, para muy bien si se hace correctamente y para mal si no se hace como es debido.

Si trabajas en una clínica veterinaria, sabes que el día a día es un torbellino: urgencias, cirugías, consultas, llamadas, clientes nerviosos, gatos enfadados, facturas que se acumulan... En medio de todo eso, pensar en “reunirse con el equipo” puede sonar a lujo o a pérdida de tiempo. Pero las reuniones, si se hacen bien, son una herramienta clave para el éxito del equipo. No son para “hablar por hablar”, sino para alinear al personal, resolver problemas, mejorar la comunicación y mantener la motivación. En otras palabras: sirven para que la clínica funcione como un equipo de verdad, no como un grupo de personas que comparten edificio. Piénsalo así: - Sin reuniones, cada uno hace las cosas “a su manera”. - Con reuniones, todos saben qué se espera de ellos, hacia dónde va la clínica y qué papel juega cada uno. Una buena reunión evita malentendidos, fomenta la colaboración, mejora la eficiencia, reduce los conflictos y, sobre todo, hace que la gente se sienta escuchada y valorada. Porque detrás de los números y los clientes hay personas, y son esas personas —tu equipo— las que hacen que la clínica funcione y crezca.

Hay muchas acciones que en la clínica “suman”. Sin embargo, solo hay una que “multiplica” y es capacitar a tu equipo. Capacitar no es solo dar información clínica, sino también aportar direccion y sentido, mejorar relaciones, integrar nuevas personas y así un larguísimo etc. Y la mejor herramienta que tenemos son las reuniones con el equipo. ¿Cómo hacer una reunión y que no se convierta en una pesadilla?

Uno de los primeros problemas que debes resolver es que tu equipo entienda que la reunión no es para que el “jefe” obtenga algo, o al menos no solo, sino que son para mejorar todos. Las reuniones son para:

·       Para trabajar mejor en el día a día

·       Para tener menos conflictos

·       Para hablar de lo que nos preocupa

·       Para saber claramente que se espera de mi

·       Para compartir información con mis compañeros

·       Para mejorar las condiciones de trabajo

·       Para conocer las novedades sobre el trabajo

·       Para que entender y que me entiendan mis compañeros

·       Para aprender

·       Para pedir ayuda

·       Para sentir que aporto y soy importante. Sentirme parte de la clínica

Si nunca has hecho reuniones, es muy importante que sepas y que transmitas a tu equipo que una reunión es un trabajo de “TODOS” y que debéis perdonaros si, al principio, las reuniones no son perfectas. Las personas necesitamos un aprendizaje. Según vayan produciéndose reuniones todo fluirá mejor y cada persona entenderá su funcionamiento y aportará más y mejor.

Este momento en que decides que se van a hacer reuniones es fundamental. Vas a tener que transmitir que esperar conseguir y que se espera de una reunión. Así que la primera reunión que hagas debería ser informativa. Explicar cómo van a ser las reuniones y que se espera de cada uno. Preparar un pequeño documento que explique el proceso sería un gran principio.

·       Su comportamiento influye en el de todos

·       Centrarse en el tema tratado

·       Si surgen temas colaterales se apuntan para otra reunión, pero no se pierde el foco

·       Su participación es importante

·       Todos estamos aprendiendo a que las reuniones sean cada vez mejores

·       Equivocarse no implica ser juzgado. Todos cometemos errores

Las reuniones no son una carga, sino una inversión. No hace falta que sean perfectas, pero sí constantes, planificadas y humanas.

Empieza poco a poco, prepara tus reuniones y, sobre todo, escucha. Una clínica donde se habla, se escucha y se comparte, es una clínica que crece.