Gestión para Dummies: Reuniones con los empleados. Parte III.

PRIMER ERROR: NO ESCUCHAR

En las reuniones la primera obligación del líder es escuchar. A veces cuesta, sobre todo al principio de hacer reuniones, que la gente se abra y den su punto de vista. Habrá momentos que tendremos que hacer reuniones informativas y que tendremos que explicar, pero a partir de ahí debemos abrirnos a escuchar e incluso preguntar activamente. Incluso a esa persona tímida que le cuesta tanto hablar. “¿Y qué opinas tú? Tu opinión es muy importante para mí y para el equipo”

SEGUNDO ERROR: IR A LAS REUNIONES A PECHO DESCUBIERTO

No hacer un orden del día claro para la reunión comunicado con anticipación, es un error. Todo el mundo debe saber de qué se va a hablar para prepararse mentalmente. También para que el foco de la reunión no se disperse. Si de repente alguien saca un tema que no tiene relación hay que cortar de raíz. “Es un tema muy interesante, pero nos saca del foco que tenemos en esta reunión. Si os parece lo apuntamos para la reunión del próximo mes. ¿de acuerdo?”

La siguiente metedura de pata es no dar la información previa necesaria. Ya sea un documento de protocolo, un problema a raíz de unas quejas o que se espera conseguir con la reunión. La información previa debe ser conocida por todos. Si no es así, la reunión aportará muchas ideas peregrinas surgidas en el momento, pero poco pensadas.

Por último, no prepararse uno mismo la reunión. ¿Has repasado alguna vez (o muchas) alguna cirugía antes de hacerla? Lo hacemos para no cometer errores y tener claros los puntos críticos y saber qué hacer en cada momento. Pues con las reuniones debemos hacer lo m ismo. Debemos preparar que vamos a contar, que actitud debemos tener en la reunión, como debemos animar a la gente a participar y un largo etc. de cuestiones. Solo de esta manera podemos llegar con la mentalidad adecuada. Si, eso lleva tiempo y esfuerzo. Pero si estás convencido de que las reuniones son importantes, debes invertir en ellas. Tu equipo también se dará cuenta de lo que haces y serás un ejemplo para ellos.

TERCER ERROR: TUS REUNIONES, NO LAS SUYAS

Debemos crear canales para que ellos también puedan poner sus intereses y cuestiones en el orden del día. Es decir, tenemos que abrir un canal de comunicación para que sus inquietudes puedan llegar a las reuniones con la seguridad de que serán escuchadas. Puedes crear documentos en la nube de la clínica para que cualquiera pudiera escribir lo que le gustaría que se tratara en la reunión. Crea documentos Excel para reuniones generales, reuniones de veterinarios y reuniones de personal auxiliar. En ese Excel se escribe el tema, quien hace la propuesta y la fecha. Por último, una casilla de tratado y fecha.

CUARTO ERROR: DAR POR HECHO QUE LO TRATADO TODO EL MUNDO LO RECUERDA

La memoria es extremadamente frágil. Olvidamos rápidamente o adaptamos nuestros recuerdos a lo que nos interesa. Y entonces se genera el conflicto “quedamos que lo íbamos a hacer de esta manera”. Y nos encontramos la respuesta “No, quedamos que lo hacíamos de esta otra”. Levanta un acta de la reunión. No hace falta que sea un testamento con lo que dice cada uno, pero si recoger los acuerdos alcanzados de manera clara y que todos estén de acuerdo. Esa acta debe ser entregado a todos los miembros del equipo y archivado en un lugar al que todo el mundo tenga acceso.

QUINTO ERROR: DIRECTAMENTE AL LIO

En toda relación humana es necesario generar ambientes agradables. Un par de minutos de charla informal muchas veces son necesarios antes de comenzar. Esa pequeña inversión en tiempo puede dar mucho beneficio después. Y el primer acto que debemos hacer, esté o no en el orden del día, es agradecer sinceramente la asistencia (aunque paguemos nosotros las horas) y lo segundo felicitar. Felicitar por lo conseguido desde la reunión anterior. Felicitar por los esfuerzos realizados. Felicitar por las acciones realizadas por alguien o todo el equipo.

SEXTO ERROR: PONERTE A LA DEFENSIVA

A veces las cosas no salen como uno quiere o se tocan temas que me incomodan. Así que vamos a ir a lo práctico de cómo hacer una reunión correctamente. Un esquema que puedas seguir paso a paso en 10 puntos clave.

1.- Canal de comunicación abierto para que todo el mundo pueda añadir temas a la reunión. Como ya he explicado, tiene que haber algún lugar donde se registren los temas que tu equipo quiere tratar. Incluso tú mismo puedes escribir temas en ese canal.

2.- Generar un orden del día priorizando los temas.: Especialmente al principio es posible que quieras tocar muchos temas a los que se suman los que proponen los compañeros. Es tu obligación dar prioridad a lo más importante, a lo más urgente o a lo que sea más fácil de conseguir según sean tus preferencias o tu estrategia a largo plazo. Si vas a postergar algún tema de alguna persona, explica a esa persona las razones para no tratarlo en ese momento y comprométete en alguna fecha.

3.- Informa a los asistentes. Comparte ese orden del día. Añade fecha, hora y duración. Da la información que van a necesitar los asistentes con los documentos, los objetivos que se buscan.

4.- Prepara la reunión. Ten claro cuáles son los objetivos que buscas. Si es necesario buscar apoyos antes de la reunión entre miembros del equipo para cuestiones importantes, hazlo antes de la reunión. también prepárate emocionalmente antes de entrar a la reunión. Tu papel será de moderador, salvo que lo delegues en otra persona, y eso marca unas obligaciones de las que hablaremos más adelante.

5.- Mantener el foco. Sigue el orden del día con flexibilidad, pero con firmeza. No perdáis el foco, especialmente sabiendo que el tiempo es limitado. Si surgen otros temas en la reunión, apúntalos para otro momento y reconduce la reunión al foco inicial.

6.- Enfoca la reunión a la solución no al problema: Esto es bidireccional. Las reuniones nunca deben ser para acusar a alguien, jefe o empleado de alguna cuestión. Si se detecta un problema hay que enfocarse en la solución para el problema, no en buscar responsables del problema.

7.- Fomenta la participación: Si ves que alguien no habla, anímale a participar. Eso también implica nunca ridiculizar las opiniones de otro por ningún miembro del equipo. Felicita y da las gracias por las opiniones.

8.- Genera acuerdos con objetivos SMART: Llega a acuerdos específicos medibles y con fecha “subiremos un 10 % los chequeos geriátricos realizados en los próximos dos meses”. Si hay personas concretas las que realizarán algo, que ellas también estén de acuerdo y que lo manifiesten.

9.- Registra en un acta los acuerdos dejando claro quien hará qué, cuándo y cómo. El acta debe ser entregado a todo el mundo lo antes posible. En la mayoría de los casos, en nuestras clinicas podemos hacerlo en el mismo momento de terminar la reunión.

10.- Supervisa el cumplimiento del acuerdo, especialmente si eres tú el responsable de que se haga algo. Si no cumples tu parte, olvídate de que cumplan los demás. Recuerda añadir en el orden del día de la siguiente reunión el grado de cumplimiento de los acuerdos alcanzados.

Cuando las reuniones se convierten en parte natural de la cultura de la clínica, empiezas a notar cosas como:

ð??? Más implicación del equipo: todos sienten que su voz cuenta.

ð??? Menos errores y conflictos: la comunicación fluye.

ð??? Mejor ambiente de trabajo: hay más confianza y cooperación.

ð??? Mayor productividad: cada uno sabe qué tiene que hacer y para qué.

ð??? Más innovación: al compartir ideas, surgen mejoras y soluciones.

Y lo más importante: la gente trabaja más contenta y la clínica va mejor.

Si quieres ver una charla práctica de cómo hacer reuniones con los empleados clica en este ENLACE, pon tus datos y en el mensaje escribe VIDEOCONFERENCIA y te mandaremos un mail con una formación práctica.