Empezando con la gestión: Ahorro de Costes

En este primer capítulo vamos a intentar trabajar algo que es sencillo y que va a tener resultados inmediatos como es el ahorro de costes. Puede parecer tedioso, o que hay cosas más chulas como el marketing o desarrollar nuevos servicios. Sin embargo y para animarnos, este ejercicio es fácil de conseguir y tiene resultados inmediatos. De esta manera nos animamos a seguir profundizando en la gestión (ver gestión del cambio).

Cuando ahorramos costes es un dinero que va directamente a beneficios, ya que nuestros ingresos permanecen inalterables a pesar de que hayamos disminuidos nuestros costes.

Recordemos que los beneficios son los ingresos a los que se restan los gastos. Después de esos beneficios tendremos que pagar a Hacienda. El EBITDA es el concepto de resultados antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones. Es el beneficio bruto de explotación. Para que os vayan sonando algunos términos financieros.

Hoy nuestra primera estrategia para ahorrar costes es negociando correctamente con nuestros proveedores.

Ángel Rodríguez Peña, Gerente de la Clínica Wecan Segovia, nos cuenta los diferentes tipos de gastos que tiene en su clínica y nos desarrolla aquellas que son susceptibles de mejorar con cierta facilidad. También hace algún comentario sobre cosas que considera importantes en esos gastos. Los porcentajes de gastos son orientativos ya que existe mucha variación según el tipo de clínica, el control de gasto previo que hayas realizado, etc. Tómalo como una referencia genérica.

1.Gastos Operativos: Oscilan entre un 10-20%. El reducir los gastos operativos tiene la gran ventaja en que no debería reducir un ápice la calidad de nuestro servicio. No todos son susceptibles de mejorar.

- Alquiler o hipoteca del local: recuerda que, si el local es tuyo, deberías calcular el gasto que te supondría alquilarlo

- Servicios: agua, luz, telefonía fija, móvil e internet: El agua es innegociable, Sin embargo, es posible renegociar la energía y las comunicaciones, incluso con nuestra propia compañía utilizando ofertas de la competencia. El coste de la energía se ha disparado en los últimos años, como todos nosotros sabemos. Reducir este coste puede ser relativamente sencillo. Busca tus ultimas facturas y pásaselas a diferentes comercializadoras. Es importante vigilar la letra pequeña de los contratos, ya que te pueden meter diferentes cargos más allá de la propia luz. Controla que tu potencia eléctrica este ajustada a tus consumos y no estes muy por encima de lo que realmente gastas. Un paso siguiente sería buscar la eficiencia energética cambiando los sistemas de iluminación o frio/calor, pero, evidentemente, eso ya precisa inversión, por lo que, de momento, nos lo saltamos.

- Mantenimiento de equipos e instalaciones: Parece una tontería, pero cuidar adecuadamente tus equipos puede ahorrarnos mucho dinero en tener que arreglarlos o cambiarlos.

- Software: Poco que rascar en ahorro en sí mismo, pero el software puede hacernos mucho más eficientes en los ahorros de medicamentos y fungibles. Tenlo en cuenta a la hora de elegir ya que nadie quiere cambiar de programa informático cada año.

- Seguros: Una pequeña búsqueda utilizando cualquiera de las plataformas online puede ayudarte a encontrar un seguro más económico para tu negocio.

- Bancos: Parece que los bancos no nos cuestan, pero si vas a tu gestor y moras tus gastos, verás que realmente al año es una cifra importante.

TPV: la comisión que nos cobran los bancos por pago en tarjeta puede ser muy importante, más teniendo en cuenta que el pago en efectivo ha disminuido abismalmente.

Comisiones bancarias: Vigila que comisiones te cobra tu banco. Muchas veces son negociales o en muchos casos se puede reducir a cero centralizando todo en un único banco

Remesas: Si tienes planes de salud y generas remesas bancarias es un gasto continuo que debes reducir al mínimo. Cuanto mayor es el número de clientes a los que pasas cobro por el banco, más puedes negociar. No es lo mismo pasar un cargo a 40 clientes que a 400.

Parece increíble, pero dedicar una o dos mañanas a este apartado puede hacer que recuperes una bonita suma de dinero. Mi consejo, revisarlos cada 3 años.

2. Gastos de Personal (Incluida la seguridad social y el sueldo del propietario): Este es el gasto principal que oscila entre el 30 y el 50%. Mi consejo es que lo razonable es aproximadamente un 35 % para una clínica generalista. Si estás cercano al 30, tienes margen para subir el salario a tu equipo. Si te acercas al 50% tienes un problema severo en tu negocio y tendrás que analizarlo profundamente, Cada euro invertido en tu equipo lo más probable que es tenga un importante retorno.

3. Gastos en Medicamentos y Material Médico: Entre el 20 y 30%:

o   Compras. En cualquier sitio te dicen que compres con volumen para negociar mejor precio. Siempre es una buena opción, siempre y cuando no tengas que pagarlo de golpe y no te cargues de volúmenes de artículos que luego tengas dificultades en sacar y te puedan caducar con la consiguiente pérdida. Si es interesante concentrar lo posible en pocos laboratorios médicos para poder negociar a ese laboratorio con mayor fuerza. Respecto a los distribuidores, tienes dos opciones, llegar a un buen acuerdo con uno de confianza que, aunque te cueste un poco más en el global te apoye y te facilite la vida. La otra opción es estar vigilando con 3 proveedores buscando el mejor precio y las ofertas. En este caso, recuerda que tu tiempo invertido en buscar la oferta también es coste.

o   Grupos de compra. Unirse a un grupo de compra como Wecan Easy te permite tener acceso a acuerdos comerciales con mejores condiciones por el simple uso de economía d escala. Este tipo de grupos negocia para sus clientes mejores condiciones que las que podrás conseguir por ti mismo con tu volumen. Una llamada de 5 minutos y podrás mejorar tu gasto en compras de medicamentos, alimentación y fungibles en un 10% de media.

o   Equipamiento médico; No lo vamos a negar. A los veterinarios nos gustan los aparatitos. Pero, por desgracia, muchas veces compramos equipos que no llegamos a amortizar nunca. Seamos sensatos en las compras de equipamiento, analicemos gasto y retorno y nos hagamos compras impulsivas, sino solo lo que tengamos claro que podamos amortizar y sacar rendimiento. Equipos de analítica pueden ser adquiridos “gratis” por el consumo de fungibles. Tenlo en cuenta. Unirse a otros compañeros para comprar equipos de alto coste te puede reducir también el precio de manera considerable.

o   Control de stock. El stock es un dinero inmovilizado. Cuanto menor sea el stock que necesites tener en tu clínica mayor es tu dinero disponible. Además, el tiempo que están los artículos en las estanterías (sin caducar) se considera una depreciación del dinero por efecto de la inflación.  Es decir, compro hoy, pero recupero ese gasto meses más tarde.  Lo ideal es que los programas de software nos ayudaran a controlar el stock y nos avisaran de las próximas caducidades y nos permitieran hacer las compras sobre lo realmente gastado. La realidad es que la mayoría de nosotros no los usamos correctamente para esta cuestión. Si no lo haces, acciones tan sencillas como colocar SIEMPRE los artículos con mayor fecha de caducidad al fondo y los que debes gastar antes delante producen resultados sorprendentes. Si, además, utilizas elementos visuales como etiquetas rojas a los artículos que se deben sacar en breve, vas a ver como evitas un montón de caducidades. Informa y supervisa a tu equipo para que sea la herramienta de control de stock que utilices, se cumpla a rajatabla. De nuevo, pertenecer a un grupo de compra como Wecan Easy te evita tener que estocar grandes cantidades ya que tendrás el mejor precio desde la primera unidad.

4. Marketing y Publicidad: Lo recomendable sería alcanzar como negocio de servicios entre un 5 y un 10%. Sin embargo, pocas clínicas en nuestro país se acercan a esa cifra

5. Impuestos y Licencias entre un 5 y un 10%. Aquí, sintiéndolo mucho, no hay nada que rascar.

6. Formación: Un 5 %. Una profesión como la nuestra exige una formación continua. Aquí no escatimes.

Como ves, revisar este tipo de gastos operativos no te llevará demasiado tiempo. Si lo haces, enseguida te quedarás con la sensación de que ese día te has ganado tu sueldo de gerente de tu clínica.

Recuerda que tienes 15 días para poner este capítulo en marcha antes de comenzar con el siguiente paso.